Fem felfunktioner i en grupp – del 2

Tidigare skrev jag om mina reflektioner kring boken ”Fem felfunktioner i en grupp” men jag hade lite mer jag ville ta upp.

Det jag tänker på har koppling till ledningsgruppsarbete, eller kanske koppling till jobbet som ledare om vi ska vara noga. Det är två saker jag vill prata om. Den ena berörs i boken medan den andra helt är utelämnad.

Är det så?

Ordning och reda eller mottagare saknas?

Det här med stående möten som har agenda utskickad innan mötet, där själva mötet noga protokollförs med tydlig aktionslista är något som djupt rotat i svenska storföretag som jag jobbat i. I ”Fem felfunktioner …” så var den tidigare chefens möten just tråkiga.

En liten parantes. Stående möten är något som jag utvecklat stark motvilja mot genom åren efter att försökt fylla agendor eller försökt tvinga in en svår fråga på ett stående möte på en timme som också ska hantera sju andra ärenden. En stående mötestid ställs nästan aldrig in och anpassas i princip aldrig efter omständigheterna då alla har andra stående möten att gå till. Men dom som står i informationsträsket som jag ska pratar om nedan gillar ofta stående möten. Åter till huvudspåret!

I ”Fem felfunktioner …” så tar man just upp att mötesformen i företaget tidigare varit dålig. Mycket ordning och reda hade tagit udden av diskussionen och dödat mötet som arbetsmöte för ledningsgruppen. Det är döda möten när information sprids, men inte hanteras genom jobb på mötet. Den som invänder här kan då säga ”utan ordning, agenda och tidsram så skulle varje möte bli skit”. Men det är i princip det boken Fem felfunktioner … handlar om. Vad måste till för att en ledningsgrupp ska kunna arbeta på  och ha effektiva möten utan att det blir kaotiska möten. Inte tas agendan upp som den viktigaste delen i boken kan jag lova.

Genom mitt jobb på senare tid har jag också börjat fundera på aktionslistans varande i ledningsgrupper och projekt. Varför är ordningen så viktig och vad för den med sig? Jag känner inte till någon ledarskola som har ledaren som ordningsman, ändå är det snarare regel än undantag idag i de företag och projekt jag jobbat i på senare år. Det boken berör är just att ledningsgruppsmötet är arbetsforum för ledningsgruppen och sådana möten behöver inte nödvändigtvis vara strukturerade, förberedda och leda till aktioner.

Just aktionslistan är ett kapitel för sig när det gäller ledningsverksamhet. Varför behövs den? Varför måste en chef eller projektledare hålla reda på massa aktioner? När aktionslistan växer är det nästan alltid två saker som går fel. Det ena är att ledaren övertar trivialt ansvar från deltagarna i gruppen. Exempelvis ”kom ihåg att nyckeln till möteslokalen ska hämtas innan mötet” eller också så används aktionslistan för att sätta en aktivitet på pränt som ingen annars följer upp om inte ledningsgruppen gör det. Den saknar alltså i princip mottagare. Varför gör man en sak om det inte är någon som tar emot den eller efterfrågar den vid ett visst tillfälle? Jämför med att skriva kod i ett mjukvarutvecklingsprojekt. Där jobbar man med aktiviteter och behovsdatum för att de som jobbar i projektet ska få hjälp med att förstå vad som händer. Men om tidplanen är det ända ställe någon lär märka om saken är gjord så kan man med gott samvete skita i aktiviteten i fortsättningen. Om du invänder här och säger ”strategiskt arbete är viktig och får ofta låg prio, det har ofta ingen mottagare” så kan du ha en poäng, men tänk igen.

I bland känns det här som mitt ledarskap.

Informationsträsket – Har du funderat på varför människor skvallrar?

Har du någonsin hört något i stil med:

  • Chef x var mycket bättre på att informera än chef y!
  • Förr fick vi mer information om marknadsaktiviteter än vi har nu.
  • Det bästa med att vara chef är att man har all information.
  • Vi får aldrig någon information av vår projektledare om vad som händer i projektet.

Jag har lärt mig genom åren att människors känsla av ”brist på information” lika väl kan vara brist på information som brist på tid att bearbeta den information man faktiskt får. Men det finns mer än så. Varför efterfrågar människor information? Tänk om du som ledare säger ”fan, det är ditt jobb att söka rätt på den info du behöver för ditt jobb det är inget du får på gruppens möten”. Det är lite hårddraget men poängen är att den information man eftersöker – när man säger att någon är dålig på att informera eller svepande beskriver brist på information – är ofta inte den man direkt behöver för sitt jobb. Det kan vara ok – alla vill vi ha ett sammanhang – men det finns chefer och medarbetare som blir informationsknarkare i informationsträsket. Att få information är ett mål i sig!

När din ledningsgrupp blir en grupp informationsknarkare och dina möten är en del av informationsträsket, ja då har du gått vilse. Men det du är ingen speciellt dålig människa om du hamnar där då det finns mycket starka krafter som driver människor dit. Information är hårdvaluta, när vi skvallrar så byter vi information och det beteendet är djupt rotat i oss människor sedan årtusenden. Men kom också i håg att människor som söker information mycket väl kan visa en vanlig sida av osäkerhet.

Kolla hur människor raggar i baren en lördagkväll exempelvis! Den osäkre tvekar och frågar. Han/hon har inte info – tänk om han är här med kompisar eller flickvän – eller väntar på rätt tillfälle medan den som fått några öl i sig och bestämt sig gör sitt drag. Den osäkre har alltid ett informationsunderläge enligt sig själv.

Vad blev det av det här? Jo, boken behandlar inte två typiska felfunktioner – eller om det är symptom – som jag sett i mitt arbete. Vi pratar då om ledaren som ordningsman och medarbetare/chefer som har informationsinhämtning som sitt viktigaste mål.

Publicerat på mars 31, 2011, i Uncategorized. Bokmärk permalänken. Lämna en kommentar.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com-logga

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: